Caso Apache: preventa técnica y cotización por WhatsApp con SmartBot de MoPッ

Por qué esta página no tiene un número grande arriba

Casi todas las páginas de caso del rubro abren con un porcentaje, del tipo "aumentó las ventas un 40 %", sin decir respecto de qué período, con qué definición de venta ni qué más cambió en la empresa esos meses.

El testimonio público de Apache no contiene cifras, así que esta página tampoco publica ninguna. MoPッ publica una cifra de resultado solo con línea base, período, método y autorización del cliente. Si Apache autoriza una métrica con esos cuatro elementos, se agrega acá con todos ellos a la vista. Mientras tanto, la página muestra el mecanismo: qué sistemas consulta SmartBot, en cuáles escribe y cuándo entra el vendedor, que es justo lo que un comprador industrial puede verificar antes de firmar.

Sin fuente, no hay número.

Qué dijo Apache

"Moment of Peopleッ es un gran aliado, ya que entiende perfectamente qué tecnología necesitamos para crear impacto en los segmentos que buscamos, ofrecer y mejorar nuestro servicio y aumentar nuestras ventas. Son profesionales, empáticos y proactivos. Nos adaptan el sistema a lo que nosotros necesitamos para crecer y avanzar."

Apache (Aprendemos del campo). Testimonio en video, mayo de 2025: https://www.youtube.com/watch?v=RZ_ZFKqMv68

La frase que importa para un comprador que está evaluando es la última: "nos adaptan el sistema a lo que nosotros necesitamos". Un SmartBot industrial útil se construye contra el catálogo, las listas de precios, las reglas comerciales y los criterios de derivación de una empresa concreta. El resto de esta página muestra cómo quedó armado ese trabajo en Apache.

Cómo llega una consulta industrial

Una consulta industrial se parece poco a una consulta de comercio electrónico. Rara vez incluye el nombre del producto.

Llega como una foto de una pieza con el número grabado en la chapa. Como un audio grabado al lado de una máquina andando, donde se escucha "necesito la que va en el eje, la de la vez pasada". Como un "mandame precio de lo mismo que compré en marzo". Como un PDF de un plano. Y casi siempre llega fuera del horario de oficina, porque el problema apareció cuando la planta estaba trabajando.

Antes de un sistema, ese mensaje espera. Alguien lo lee a la mañana siguiente, va al ERP, busca el código, mira el stock, chequea qué lista de precios le corresponde a ese cliente, arma la cotización y la manda. Cada consulta del día repite ese recorrido a mano, y toda esa espera es competencia.

Qué hace SmartBot con ese mensaje

El circuito que se implementa en una operación industrial es el mismo en todos los casos. Lo que cambia es contra qué sistemas se conecta.

Recibe en cualquier formato. Foto, audio, texto, PDF. A cualquier hora. Responde en segundos.

Interpreta el pedido real. Si en la foto hay un número de parte grabado, lo extrae. Si el audio dice "la de la vez pasada", busca en el historial de ese cliente qué compró. Si falta un dato para identificar la pieza, pregunta una cosa por vez, en el mismo chat.

Identifica al cliente. PanelCRM reconoce quién escribe: qué compró, qué se le cotizó, con qué lista de precios trabaja, quién lo atiende, qué quedó abierto.

Consulta los sistemas antes de responder. Código de producto en el catálogo, stock por depósito en el ERP, precio según la lista de ese cliente, plazo de entrega. El dato sale de la fuente vigente en el momento de la consulta.

Ejecuta. Arma la cotización preliminar con las reglas comerciales de la empresa, envía la ficha técnica y confirma disponibilidad. El precio final y las condiciones los confirma un vendedor.

Deriva cuando el criterio importa. Descuento, plazo de pago, condición fuera de política, monto alto, reclamo o pedido explícito del cliente: la conversación pasa al vendedor con el hilo completo y la cotización ya armada.

Registra. Todo queda en PanelCRM con categoría, estado, dueño y próximo paso. Las cotizaciones sin respuesta generan su propio seguimiento.

La sección siguiente detalla qué sistemas consulta SmartBot en cada paso y en cuál escribe.

Qué sistemas consulta SmartBot en Apache y cuáles modifica

En la operación de Apache, SmartBot consulta cuatro fuentes de datos y escribe en una sola: PanelCRM. El sistema de gestión de la empresa queda en modo lectura, así que SmartBot nunca modifica precios, stock ni pedidos en el ERP. La preventa técnica, en este caso, es todo lo que pasa entre la primera consulta del cliente y una cotización lista para que un vendedor la confirme.

Lo que SmartBot solo lee

• El catálogo de productos, con códigos, equivalencias y fichas técnicas.
• El stock por depósito y el plazo de entrega, desde el ERP.
• La lista de precios que corresponde a cada cliente.
• El historial de la cuenta en PanelCRM: compras, cotizaciones anteriores y vendedor asignado.

Lo que SmartBot escribe y con qué límite

• Cotización preliminar en borrador. Usa el precio de lista que corresponde al cliente y nunca fija el precio final. La cotización preliminar es un borrador que un vendedor revisa y confirma antes de que pase a ser una oferta en firme.
• Registro de cada conversación. Categoría, estado, dueño y próximo paso, con el audio, la foto o el PDF original adjunto.
• Seguimiento de cotizaciones abiertas. Crea la tarea de seguimiento y la deja asignada al vendedor de la cuenta.
• Motivo de derivación. Cuando pasa una conversación a una persona, deja escrito qué disparador se cumplió.

Cada lectura y cada escritura queda en el historial de auditoría de PanelCRM, con permisos por rol: el vendedor ve sus cuentas y el responsable comercial ve todas. Si una empresa quiere que el agente cargue pedidos en su sistema de gestión, MoPッ lo configura con un paso de aprobación de un vendedor antes de cada escritura. Los detalles de conexión están en la página de integración con tu ERP y CRM.

Cómo se diseñó la derivación al vendedor

Los disparadores de derivación los escribió el área comercial de Apache junto con MoPッ durante la semana de diseño, y quedaron configurados en PanelCRM. Cuando se cumple uno, SmartBot deja de responder sobre ese punto, avisa al cliente que lo atiende un vendedor y le pasa la conversación con el contexto completo. La regla la escribe la empresa.

Si la derivación ocurre fuera del horario comercial, SmartBot le avisa al cliente cuándo lo retoma un vendedor y la conversación espera en la bandeja con todo el contexto. El vendedor que la abre a la mañana ve el hilo, la cotización y el motivo, sin volver a preguntar nada.

Los umbrales de monto y de variación de precio son decisiones comerciales de Apache. Se revisan en las reuniones semanales de seguimiento y se ajustan en PanelCRM cuando el área comercial lo decide.

Qué cambió para el equipo comercial

La confusión habitual es pensar que un sistema así reemplaza al vendedor. Lo que hace es sacarle de encima la parte del trabajo que no es vender.

Buscar un código, mirar stock, chequear una lista de precios y copiar el resultado a un chat es carga de datos con pasos intermedios. Un vendedor industrial con experiencia aporta otra cosa: sabe cuándo conviene ofrecer el repuesto alternativo, cuándo un cliente está midiendo el mercado y cuándo hay que estirar un plazo para no perder una cuenta de años.

En la operación de Apache cambiaron cuatro cosas concretas:

• Quién responde primero. SmartBot contesta cada consulta al momento, a cualquier hora, con el dato del sistema.
• Con qué entra el vendedor. Recibe el hilo, la cotización preliminar y el historial de la cuenta en PanelCRM.
• Dónde queda la información. Cada consulta, cotización y derivación queda registrada en PanelCRM, fuera del teléfono de una persona.
• Cómo se siguen las cotizaciones. Las que quedan sin respuesta generan una tarea para el vendedor de la cuenta.

El vendedor entra a decidir.

Qué hace falta del lado de la empresa

Un SmartBot industrial necesita material concreto de la empresa para funcionar:

• Un catálogo consultable. Con códigos, equivalencias y fichas técnicas. Si está en un ERP, mejor; si está en planillas, se arranca ahí y se migra después.
• Reglas de precio explícitas. Qué lista le corresponde a cada cliente, qué descuentos están dentro de política y cuáles requieren aprobación.
• Criterios de derivación escritos. Es una decisión comercial y la toma la empresa. Se escribe en el diseño y se configura en PanelCRM.
• Alguien que revise las conversaciones. Las primeras semanas producen los mejores insumos para ajustar: preguntas que nadie previó, formas de nombrar productos que no estaban en el catálogo, casos que había que derivar y no se derivaron.

Lo que el testimonio de Apache llama adaptar el sistema es exactamente este trabajo. Se construye contra tus datos.